2021 őszén cégünk a korábbi papír alapúról átállt a digitális iktatásra, ami nagy szervezeti előrelépést jelentett a Zala-Müllex Kft. életében.

Az átállás előkészítése mintegy egy évet vett igénybe, ami alatt kollégáink nagy hangsúlyt fektettek a munkafolyamat részletes kidolgozására és az átálláshoz kapcsolódó dolgozói oktatásokra egyaránt, bő fél év távlatából pedig megállapíthatjuk, hogy az új rendszer gördülékenyen működik.

„A cégünk feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeinek intézése és áttekinthetősége érdekében a múlt év során vezettük be a dokumentumok elektronikus iktatását – mondta el Pulmann Hajnalka, a Zala-Müllex Kft. gazdasági vezetője. – Az iratok és a beérkező számlák elektronikus iktatásával biztosítani tudjuk, hogy az ügyintézés folyamata, az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető legyen. A bizonylatok digitalizációja lehetővé teszi az iratanyag hatékonyabb feldolgozását, valamint biztonságos megőrzését.”

„A digitális iktatás elindításához az informatikai alapok adottak voltak, hiszen a vállalatirányítási rendszert korábban is használtuk, mára viszont ez lefedi a cég teljes számlakezelését is – folytatta a részletekkel Takács Tibor, a Zala-Müllex Kft. informatikai vezetője. – A beérkező számlákat a rögzítést követően az illetékes munkatársak elektronikusan érik el, így már nincs szükség arra, hogy fizikailag kézbe vegyék a papír alapú számlákat. Az ügy felelősei a rendszeren keresztül tudnak mellékleteket csatolni, megjegyzéseket hozzáfűzni egy-egy ügyhöz, majd készre jelenteni azt, ami tulajdonképpen a fizikai aláírásnak felel meg. Ez egyrészt gyorsítja és átláthatóbbá teszi a folyamatot, másrészt megszüntette a telephelyhez kötöttséget, hiszen regionális hulladékkezelő cég révén kollégáink nem feltétlenül ugyanazon a telephelyen dolgoznak.”

Hozzátette, a rendszer a jelenlegi feladatokra késznek tekinthető, de az újabb fejlesztési lehetőségeken mindig gondolkoznak, a jövőbeli tervek között szerepel a szerződések kezelésének integrálása is a rendszerbe.